Trg se spreminja in z njim potrebe kupcev in to hitreje kot kdaj koli prej. Vprašati se moramo, kako se hitro prilagajati tem spremembam in kaj so temelji, da bomo pri tem uspešni. Nedvomno najprej pomislimo na optimizacijo poslovnih procesov v podjetju, da bomo lahko z enakimi resursi naredili več, da bomo prihranili čas in ga namenili razvoju novih produktov in da bomo prihranili na stroških in prihranek investirali v razvoj. Vsi ti cilji pa temeljijo na digitalizacijia poslovanja podjetja.

Kaj je digitalizacija?

Digitalizacija je širok pojem, ampak v prvi vrsti pomeni avtomatizacijo operacij, ki jih sedaj izvaja človek ročno ter prenos podatkov in informacij avtomatsko in v elektronski obliki. Digitalno poslovanje pomeni tudi, da stranki ali uporabniku ponudimo storitev oziroma izdelek takoj, ne glede na uro ali kraj, na katerem se nahaja.

Kako se lotiti digitalizacije?

Digitalizacija poslovanja je lahko zelo velik zalogaj organizacijsko in finančno. Pomembno je, da se je lotimo postopoma. Prvi korak pri digitalizaciji poslovanja je izbira pravega poslovno informacijskega sistema (ERP), ki je fleksibilen in odprt za možnosti integracij do drugih sistemov. ERP sistem mora predstavljati centralni sistem, kjer se zbirajo podatki iz različnih virov ter so tudi na voljo drugim sistemom. V drugem koraku si s partnerjem nato podjetje zastavi cilje ter aktivnosti, ki se bodo v sklopu digitalizacije izvedle. Smiselno je začeti z digitalizacijo procesov, ki prinašajo največjo dodano vrednost in za njih porabimo največ časa.

Kje je prednost digitalizacije?

Digitalizacija podjetjem omogoča, da se dosti hitreje prilagodijo spremembam ter vstopijo na nove trge. Že najbolj splošna spletna trgovina podjetju omogoča vzpostavitev prodaje izven meja svoje države v zelo kratkem času. Za primerjavo tradicionalna trgovina zahteva visoke investicije in veliko časa za odprtje. Prednosti so tudi na področju optimizacije internih procesov. Zaposleni porabijo veliko manj časa za opravila, ta čas pa lahko namenijo razvoju in drugim opravilom z večjo dodano vrednostjo. Preprosto povedano, z enakim vložkom resursov je moč narediti več.

Katere procese lahko digitaliziramo?

Digitaliziramo lahko večino procesov v podjetju, pomembno pa je, da se lotimo tistih, ki nam prinašajo največjo dodano vrednost. V nadaljevanju predstavljamo nekaj pogostih primerov.

Proces prodaje lahko digitaliziramo na način, da kupcu omogočimo vpogled v našo ponudbo preko spleta ter oddajo naročila preko spletne trgovine ali B2B portala. Ne smemo pa pozabiti, da sama vzpostavitev spletne prodaje še ne pomeni digitalizacije. Pravi pomen digitalizacije dosežemo, ko spletna prodaja avtomatsko pridobiva aktualne podatke (o izdelkih, cenah, zalogi, ipd.) direktno iz poslovno informacijskega sistema (ERP) in jih ob novem naročilu tudi avtomatsko posreduje v sistem.

Interne procese v podjetju lahko digitaliziramo z uvedbo e-dokumentacije in brezpapirnega poslovanja. To nam omogočajo razne rešitve za zajem dokumentov v digitalno obliko, dokumentni sistemi, sistemi za izmenjavo e-dokumentov s strankami in partnerji ter podobno. Kot pri drugih rešitvah je tudi tu pomembno, da so vsi sistemi ustrezno integrirani s poslovno informacijskim sistemom (ERP) podjetja.

Skladiščne procese ter procese nabave lahko digitaliziramo na način, da opremimo vse izdelke in lokacije v skladišču s črtnimi kodami in naprednimi čitalci ter implementiramo napreden skladiščni sistem. Te rešitve nam omogočajo, da pohitrimo postopek iskanja in nabiranja izdelkov iz naročila, da točno vemo koliko zaloge imamo in kje se nahaja ter da se v celoti znebimo papirja v skladiščnem procesu.

V podjetju lahko digitaliziramo vse procese, pomembno pa je, da se najprej posvetimo tistim, ki so najbolj neučinkoviti in nam vzamejo največ časa ter tistim, ki so za rast in razvoj podjetja najbolj pomembni.

Kakšna je investicija v digitalizacijo?

Višina investicije v digitalizacijo je odvisna od številnih dejavnikov. Eden od teh dejavnikov je trenutno stanje vaših programskih rešitev in strojne opreme. Če že imate napreden poslovno informacijski sistem (ERP), preverite ali ga je možno zgolj nadgraditi s funkcionalnostmi za digitalizacijo poslovanja. Drug pomemben dejavnik je stanje vaše strojne opreme (računalniki, strežnik, optični bralniki in drugo) in ali potrebuje posodobitev. Nenazadnje pa je višina investicije odvisna predvsem od dejstva, katere in koliko procesov želite digitalizirati in katere rešitve boste za to izbrali. Za oceno investicije se obrnite na ponudnika tovrstnih rešitev.

Še nekaj uporabnih nasvetov…

Preden se lotite projekta digitalizacije naprej ocenite ali vaš obstoječi poslovno informacijski sistem (ERP) sploh omogoča nadgradnjo v smeri digitalizacije in integracijo z zunanjimi sistemi. Brez dobre osnove se lahko digitalizacija spreobrne v dolgotrajen, drag in neuspešen projekt. Napreden poslovno informacijski sistem (ERP) bo že sam po sebi vključeval funkcionalnosti za digitalizacijo poslovanja.

Kljub temu, da se v večini primerov projekti digitalizacije izkažejo za uspešne, zna biti investicija velik zalogaj za podjetja. Malim in srednje velikim podjetjem so zato na voljo nepovratna sredstva, ki jih lahko izkoristijo preko raznih razpisov in si tako povrnejo tudi do 100% celotne investicije.